Welche Dokumentationspflichten hat der Veranstalter zur Absicherung im Haftungsfall?

Kurzantwort

Eine sorgfältige Dokumentation ist die wichtigste Verteidigungslinie im Haftungsfall. Wer keine Aufzeichnungen vorlegen kann, riskiert im Streitfall zu unterliegen. Dokumentiert werden müssen: Genehmigungen, Sicherheitskonzept, Dienstleisterverträge, Begehungsprotokolle, Sanitätsdienstberichte und etwaige Vorfälle.

## Dokumentationspflichten des Veranstalters

### Warum Dokumentation entscheidend ist

Im Haftungsfall muss der Veranstalter nachweisen, dass er seine Sorgfaltspflichten erfüllt hat. Gerichte urteilen: Wer nicht dokumentiert hat, hat möglicherweise nicht gehandelt.

### Was muss dokumentiert werden?

**Vor der Veranstaltung:** Behördliche Genehmigungen, schriftliches Sicherheitskonzept, Verträge mit Dienstleistern, TÜV-Abnahmeprotokolle, Gefahrenbegehungsprotokolle.

**Während der Veranstaltung:** Einsatzberichte des Sanitätsdienstes, Meldungen des Ordnungsdienstes, Vorfallprotokolle.

**Nach der Veranstaltung:** Abschlussbericht des Sanitätsdienstes, Schadensberichte, Fotos mit Zeitstempel.

### Aufbewahrungsfristen

- Verträge und Genehmigungen: 10 Jahre
- Unfallberichte: Mindestens 10 Jahre
- Steuerlich relevante Unterlagen: 10 Jahre (§ 147 AO)

Praktische Hinweise

**Praktische Dokumentations-Tipps:**

- Digitale Checklisten-Apps für Geländebegehungen nutzen
- Sanitätsdienst einen standardisierten Einsatzbericht erstellen lassen
- Potenziell gefährliche Stellen vor und nach Sicherung fotografieren
- Ereignisprotokoll während der Veranstaltung führen
- TEN® SEG erstellt automatisch professionelle Einsatzberichte